1.1. Identification des établissements et affiliation des employeurs

Chaque établissement est identifié en conformité avec le répertoire SIRENE.

La gestion du fichier par établissements doit permettre d'appréhender l'entreprise en cas de pluri établissements.

Dès que Pôle emploi a connaissance de l'existence d'un employeur relevant de l'un des régimes gérés, il lui adresse une notification d'affiliation lui attribuant un numéro d'affiliation.

Lors de son affiliation, Pôle emploi adresse à l'employeur :

- une notice d'information dont le contenu réglementaire est arrêté par l'Unédic après concertation avec Pôle emploi, qui présente notamment les droits et obligations de l'employeur et la liste des notices mises à sa disposition,

- une plaquette présentant Pôle emploi et son offre de service.

1.2. Gestion des effectifs salariés

Pôle emploi doit enregistrer les effectifs salariés déclarés par l’employeur lors de chaque échéance et, chaque année, à l'aide des informations portées par l'employeur sur la déclaration de régularisation annuelle.

Les effectifs salariés sont gérés établissement par établissement, en particulier pour les employeurs qui bénéficient d'un protocole de paiement groupé.

2.1. Soldes de faible montant

2.1.1. Toute différence négative ou positive, inférieure au seuil fixé par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, apparaissant lors du versement des contributions générales et cotisations, au titre d'une période mensuelle ou trimestrielle, n'est prise en compte qu'en fin d'année, à l'occasion du traitement de la déclaration de régularisation annuelle.

2.1.2. Toute différence négative ou positive, inférieure au seuil mentionné au paragraphe précédent, apparaissant lors du versement de ressources autres que celles relatives aux contributions générales et aux cotisations, est réputée soldée.

Pour apprécier si le seuil susvisé est atteint, il convient de faire masse des créances ayant même nature juridique une fois par an.

2.2. Régularisation annuelle

2.2.1. Pôle emploi procède à l'envoi de la déclaration de régularisation annuelle aux employeurs affiliés et la contrôle à son retour en vue de son exploitation.

A l'occasion de l'exploitation des informations portées sur la déclaration de régularisation annuelle, s'il est constaté que la masse salariale déclarée sur ce document est inférieure à celle déclarée en cours d'année, à concurrence d'un pourcentage ou d'un montant excédant les seuils fixés par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, Pôle Emploi adresse à l'employeur une lettre de confirmation de masse avant arrêté de compte.

Pour les employeurs ayant opté pour la procédure de recouvrement simplifié, la lettre de confirmation de masse n'est pas adressée.

Toute différence négative ou positive apparaissant lors de la régularisation annuelle est traitée suivant les modalités fixées au point 2.1. de la présente annexe.

2.2.2. Après exploitation de la déclaration de régularisation annuelle et, le cas échéant, du paiement associé, Pôle emploi examine la situation de l'employeur au regard des contributions générales et des cotisations.

S'il apparaît un solde débiteur ou créditeur inférieur au seuil fixé par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, le compte de l'employeur est réputé soldé.

S'il apparaît un solde créditeur supérieur au montant susvisé, l'institution adresse à l'employeur un avis de régularisation créditeur conforme au modèle arrêté par l'Unédic, après concertation avec Pôle emploi. Le solde créditeur est remboursé à l'employeur ou est porté en à valoir sur la prochaine période.

Par dérogation à l'alinéa précédent, les soldes créditeurs des employeurs ayant opté pour la procédure de recouvrement simplifié sont remboursés.

Le solde créditeur fait l'objet d'un remboursement après examen du compte.

S'il apparaît un solde débiteur supérieur au seuil fixé par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, Pôle emploi adresse une mise en demeure, conformément à l'article 3 de la présente annexe.

2.3. Imputation des paiements partiels

En cas de paiement partiel des créances dues par l'employeur, dès lors que celui-ci n'a pas spontanément manifesté la volonté de régler une créance déterminée, Pôle emploi impute les sommes reçues, entre les contributions et cotisations qu'elle a pour mission de recouvrer, conformément aux dispositions des articles 1253 et 1256 du code civil.

2.4. Délai de paiement et remise des sommes dues

2.4.1. Délai de paiement

Pôle Emploi a la possibilité d’accorder des délais de paiement des contributions et cotisations dues à l’institution dans les conditions et selon les modalités fixées par l’article 4.

Pôle emploi statue sur les demandes de remise des majorations de retard et pénalités relatives aux contributions et cotisations dues à l’Unédic formulées par les employeurs dans les conditions et selon les modalités fixées par l’article 4.

2.4.2. Remise des majorations de retard et pénalités

Pôle emploi statue sur les demandes de remise des majorations de retard et pénalités relatives aux contributions et cotisations dues à l’Unédic formulées par les employeurs dans les conditions et selon les modalités fixées par l’article 4.

2.4.3. Remise des contributions

L’Unédic mandate Pôle emploi pour statuer sur les demandes de remises des contributions ou cotisations qui lui sont dues par un employeur en procédure de conciliation, de sauvegarde ou de redressement judiciaire.

3.1. Seuil de non recouvrement

Lorsque le montant des créances dues est inférieur au seuil fixé par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, Pôle emploi peut surseoir à la délivrance de la contrainte ou à l'engagement de l'action contentieuse tant que ce seuil n'est pas atteint.

Ce seuil est applicable par type de contrainte, ainsi qu'à toute action contentieuse.

3.2. Délais de délivrance des contraintes

L'institution doit notifier les contraintes devant l'être ou transmettre à l'huissier celles devant être signifiées, au plus tard, dans les 30 jours suivant :

- l'expiration du délai imparti à l'employeur dans la mise en demeure pour régulariser sa situation,

- la défaillance de l'employeur en cas de non-respect d'un échéancier accordé par l'institution.

Par dérogation aux dispositions de l'alinéa précédent, en cas de défaillance de paiement des contributions générales et des cotisations afférentes à la dernière échéance annuelle suivie d'une mise en demeure infructueuse, Pôle emploi doit décerner la contrainte, au plus tard, dans les 30 jours suivant l'expiration du délai imparti à l'employeur dans les mises en demeure visées à l'article 2 de la présente annexe.

Pôle emploi s'assure que les contraintes sont signifiées au plus tard dans les 15 jours suivant la date de transmission à l'huissier et que celui-ci reverse, sur les comptes désignés par Pôle emploi, les sommes perçues, au plus tard, dans les 15 jours de leur perception.

4.1. Echéancier

Pôle emploi, ou la personne habilitée à cet effet, peut accepter une demande de règlement échelonné des créances dues par l'employeur au titre des régimes d'assurance chômage et de garantie des créances des salariés.

En cas de règlement échelonné des créances dues, Pôle Emploi doit exiger le versement immédiat d'une somme correspondant, au minimum, à la part salariale des contributions dues et un engagement du débiteur sur un échéancier de paiement précis assorti d'une clause de déchéance du terme.

L'inobservation d'un seul des engagements pris doit être suivie de poursuites immédiates.

L'échéancier de paiement doit prendre en compte la totalité des créances dues par l'employeur au titre des régimes d’assurance chômage et de garantie des créances des salariés, que ces créances soient ou non couvertes par un titre exécutoire.

Sauf circonstances exceptionnelles, les délais ne peuvent excéder 12 mois.

Les majorations de retard sont incorporées dans les échéances fixées et calculées en fonction des dates retenues pour le règlement échelonné des créances.

Elles ne peuvent faire l'objet d'un appel global en fin d'échéancier, à l'exception des situations où l'accord sur les délais de paiement est donné dans le cadre d'un règlement amiable.

4.2. Report du point de départ des majorations de retard et report de paiement

Le point de départ des majorations de retard peut être reporté toutes les fois qu'un événement extérieur à l'entreprise a placé celle-ci dans l'impossibilité de payer les contributions à bonne date.

Ce report de paiement, incorporant les majorations de retard, ne peut excéder trois mois et doit faire l'objet d'un engagement écrit de l'employeur.

4.3. Remise des contributions et des sanctions

4.3.1. Les demandes de remise de la part patronale des contributions à l’assurance chômage, des cotisations au régime de garantie des créances des salariés, des majorations de retard, des frais de poursuite et des sanctions, exigibles à la date de réception de la demande de remise, formulées dans le cadre des procédures de conciliation, de sauvegarde ou de redressement judiciaire sont examinées au sein de la CCSF dans les conditions et limites fixées aux articles R. 626-9 à R. 626-16 du code de commerce.

Conformément à ces textes, Pôle emploi participe aux CCSF au nom et pour le compte de l’Unédic.

4.3.2. Les remises de sanctions, demandées par l'employeur, accordées dans les conditions fixées par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, ne lui sont définitivement acquises que lorsque celui-ci a réglé l'intégralité des créances dues.

4.3.3. En cas de première défaillance de paiement des contributions générales et cotisations, les majorations de retard et sanctions afférentes sont remises d'office, dans la limite d'un montant fixé par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, dès lors que l'employeur s'est acquitté de toutes ses obligations dans le mois suivant la date d'exigibilité.

4.3.4. Si Pôle emploi constate, après exploitation de la déclaration de régularisation annuelle, que l'employeur est à jour de ses contributions générales et de ses cotisations, la pénalité visée par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS est remise d'office. Dans le cas contraire, il appartient à Pôle emploi de se prononcer sur la remise éventuelle de cette pénalité.

5.1. La procédure d'admission en non-valeur est applicable à toute créance irrécouvrable détenue par Pôle emploi pour le compte des régimes d'assurance chômage et de garantie des créances des salariés sur un employeur assujetti à ces régimes.

5.2. Une créance est considérée comme irrécouvrable lorsque l'une, au moins, des conditions suivantes, est remplie :

1) le débiteur a disparu ou est décédé sans laisser d'actifs saisissables,

2) le débiteur est insolvable,

3) le débiteur ou le juge oppose à Pôle emploi l'acquisition d'une prescription éteignant l'action en recouvrement de la créance mais non la créance,

4) le montant de la créance est inférieur aux seuils en deçà desquels Pôle Emploi est autorisé à ne pas engager de contentieux,

5) les frais qui seraient engendrés par la mise en œuvre de la procédure contentieuse et/ou de la procédure d'exécution forcée atteindraient le montant de la créance à recouvrer.

5.3. Le caractère irrécouvrable de la créance doit être formellement établi et justifié

La demande d’admission en non valeur doit être formulée dans les trois mois suivant la constatation par Pôle emploi du caractère irrécouvrable de la créance.

En principe, l'insolvabilité est établie par une décision de justice ou un procès-verbal de carence dressé par un huissier poursuivant une saisie.

Toutefois, en cas de jugement de liquidation judiciaire, la demande d’admission en non valeur peut être formulée, sans attendre de jugement de clôture pour insuffisance d’actif, dans les trois mois suivant la fin du délai imparti, par les textes, au créancier pour déclarer sa créance dans les mains du mandataire de justice.

5.4. Lorsque le débiteur a commis au préjudice du régime un acte constituant une contravention ou un délit judiciairement constaté ou, en l'absence d'un tel acte, lorsque le montant de la créance de contributions excède, accessoires compris, le seuil fixé par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS, l'admission en non-valeur est prononcée après que l’huissier de justice a vainement saisi l’administration fiscale et, si cette saisine n’a pas donné de résultat, après que le procureur de la République a été également vainement saisi dans les conditions prévues aux articles 39, 40 et 41 de la loi n° 91-650 du 9 juillet 1991 modifiée et à l’article 54 du décret n° 92-755 du 31 juillet 1992 modifié.

5.5. Pôle emploi est compétent pour rendre les décisions relatives aux admissions en non valeur des créances irrécouvrables dans les conditions définies par les textes d'application de l'assurance chômage et de l'AGS.

5.6. Pôle Emploi est tenu d'établir et de conserver, à des fins de contrôle un état des contributions et autres ressources admises en non-valeur.

5.7. Chaque année, au plus tard le 31 mars, Pôle emploi établit et transmet à l’Unédic un état récapitulatif annuel des admissions en non-valeur prononcées. Le modèle de cet état est arrêté d’un commun accord, par l’Unédic et Pôle emploi et comporte une ventilation des créances par nature et par catégorie de montant.

5.8. L'admission en non-valeur d'une créance, classement administratif et comptable de cette créance, est sans effet sur le droit de l’Unédic et n'emporte, en particulier, ni extinction de la créance, ni prescription de l'action en recouvrement.

Si l'admission en non-valeur a été prononcée en raison de l'insolvabilité du débiteur et que celui-ci redevient solvable, ou en raison de la disparition du débiteur et que celui-ci est retrouvé, Pôle emploi doit reprendre ses poursuites dès lors que l'action en recouvrement de la créance n'est pas prescrite.

Pôle emploi mesure l'efficacité de l’exécution des missions confiées aux huissiers de justice auxquels il a recours et vérifie le respect par ceux-ci des différents délais prévus dans la convention qu’ils ont signée.