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TexteJuridique
Annexe 2 a la Convention tripartite
ANNEXE 2
Dispositions relatives au Dossier unique du demandeur d’emploi
La présente annexe a pour objet de fixer les principes de constitution, d’accès, d’organisation et de gouvernance du dossier unique du demandeur d’emploi (DUDE).
Elle fixe également les modalités de son déploiement et de sa mise à disposition auprès des partenaires ou prestataires habilités.
1. Finalités du DUDE
Le dossier unique du demandeur d’emploi est l’outil de liaison entre les membres du service public de l’emploi pour consulter et enrichir le dossier du demandeur d’emploi et rendre compte de l’actualisation régulière du projet personnalisé d’accès à l’emploi, des actions engagées et de leurs résultats.
Il est commun aux services de l’Etat et de Pôle emploi, et accessible aux organismes publics et privés participant au service public de l’emploi.
Le DUDE répond aux besoins suivants :
- disposer d’un accès aux données constitutives du dossier du demandeur d’emploi, afin d’améliorer son suivi individuel, grâce aux informations utiles à son reclassement : profil, parcours, projet personnalisé d’accès à l’emploi ;
- accompagner plus efficacement le demandeur d’emploi grâce à une vue transverse des actions menées tant par Pôle emploi que par les partenaires ou prestataires et simplifier ses démarches ;
- assurer la cohérence des actions menées par Pôle emploi, les partenaires ou prestataires sur un bassin d’emploi ;
- identifier les demandeurs d'emploi éligibles aux actions prioritaires décidées au niveau d’un même bassin d’emploi ;
- coordonner le suivi de la recherche d’emploi par une meilleure visibilité des décisions de Pôle emploi et des services déconcentrés de l’Etat ;
- faciliter les échanges d’informations entre les systèmes d’information de Pôle emploi, des partenaires ou prestataires, et éviter ainsi les doubles saisies.
2. Caractéristiques du DUDE
Le DUDE est une plate forme d’échanges qui permet aux différents acteurs de l’insertion et du placement du service public de l’emploi de communiquer :
- Il est accessible via un portail internet : https:// www.portail-emploi.fr ;
- Il rassemble, sous forme dématérialisée, des données sur le profil, l’indemnisation, l’accompagnement personnalisé et le suivi des demandeurs d’emploi ;
- Il permet la consultation et/ou la saisie d’informations selon l’habilitation de l’utilisateur.
Le DUDE est coordonné, géré et évolue dans les conditions prévues au point 8.
3. Données mises à disposition dans le DUDE
Le DUDE est constitué d’informations propres à Pôle emploi et à chacun des partenaires ou prestataires, complémentaires et accessibles en temps réel, concourant à renforcer l’efficacité de leur mission respective en vue du reclassement des demandeurs d’emploi.
Le DUDE permet d’une part de consulter les données relatives aux demandeurs d’emploi issues des systèmes d’information de Pôle emploi et d’autres partenaires habilités, de rechercher des informations sur les actions prévues, en cours ou réalisées dans le cadre du projet personnalisé d’accès à l’emploi d’un demandeur, de connaître les données relatives à son indemnisation et d’autre part de saisir des informations nouvelles.
Pôle emploi gère le fichier des demandeurs d’emploi, traitant des informations relatives à l’inscription, l’actualisation, le suivi et l’indemnisation des demandeurs d’emploi.
Ce fichier est accessible, en consultation et en saisie, par les services déconcentrés du ministère chargé de l’emploi, dans le cadre des missions réglementaires qui leur incombent.
La totalité des données du DUDE est accessible aux personnels des parties signataires, dans les conditions visées au point 5.
Les partenaires ou les prestataires mettent à disposition dans le DUDE les informations concernant les demandeurs d’emploi qu’ils suivent dans le cadre de leurs missions.
4. Conventions avec les partenaires ou les prestataires
Le DUDE est accessible aux organismes intervenant auprès d’un demandeur d’emploi au regard des finalités définies au point 1  ci-dessus.
4.1.
 
Le DUDE est accessible aux organismes dénommés partenaires qui travaillent dans le champ de l’insertion et du placement.
Une convention nationale de partenariat, conclue entre l’Etat, Pôle emploi et le représentant national de chaque partenaire ou à défaut avec chaque partenaire local, détermine les informations mises à disposition du partenaire pour l’exécution de ses missions et celles qu’il met à disposition dans le DUDE.
4.2.
 
Le DUDE est accessible aux organismes prestataires de chacun des signataires pour les données visées par la convention d’application de la présente annexe. Le prestataire signe à cet effet un contrat d’adhésion au DUDE.
4.3.
 
Le principe d’un accès au DUDE par les prestataires des partenaires visés au point 4.1. ci-dessus pour les informations strictement nécessaires à l’exercice de leurs missions est soumis à un accord préalable de la CNIL. Sous cette réserve, le prestataire conclura avec le partenaire une convention qui reprendra notamment les obligations souscrites par ce dernier au titre de la convention de partenariat prévue au 4.1. On entend par prestataire toute personne physique ou morale à qui le partenaire a confié par voie de convention tout ou partie des missions qui lui incombent. La convention d’application de la présente annexe fixe les données accessibles à ces prestataires.
5. Règles d’accès et habilitations
Le DUDE est accessible :
- d’une part, aux agents habilités de Pôle emploi, de l’Unédic et du ministère chargé de l’emploi et de ses services déconcentrés ;
- d’autre part, au personnel dûment habilité des partenaires ou prestataires. Cet accès est défini pour les seuls publics relevant de l’exercice de leurs missions, limité au territoire géographique de compétence et pour les données définies par la convention de partenariat ou par les engagements résultant de l’adhésion au DUDE.
Pour l’ensemble des personnels, l’accès au DUDE est subordonné à une procédure d’habilitation technique individuelle.
L’habilitation du personnel d’un partenaire ou d’un prestataire comporte, après désignation des salariés concernés, une formation spécifique en vue d’une certification nominative, délivrée par Pôle emploi, pour le compte des trois parties signataires. Le contenu et les modalités de cette formation sont conformes aux prescriptions de la CNIL en matière de sécurité et de confidentialité des données. Ils sont adaptés aux besoins des utilisateurs et validés par les services de l’Etat.
Chaque personne habilitée à accéder au DUDE s’engage à respecter les règles de sécurité et de confidentialité prévues par la convention d’application de la présente annexe. Elle ne peut utiliser les données auxquelles elle a accès à d’autres fins que celles prévues par la présente annexe.
6. Déclaration à la CNIL
L’ouverture du DUDE à de nouveaux organismes partenaires et prestataires, les évolutions des traitements et les nouvelles données à caractère personnel enregistrées dans le DUDE font l’objet d’une déclaration à la CNIL, commune aux parties signataires et complémentaire à la déclaration initiale.
7. Droit d’accès au DUDE
Le droit d’accès et de rectification des demandeurs d’emploi prévu par la loi du 6 janvier 1978 modifiée, s’exerce respectivement auprès des services déconcentrés du ministère chargé de l’emploi et de Pôle emploi, en fonction des données qu’ils gèrent respectivement.
Les partenaires ou les prestataires, tels que définis par la présente annexe, garantissent également aux demandeurs d’emploi le droit d’accès et de rectification prévu par la loi du 6 janvier 1978 modifiée pour les données à caractère personnel gérées par eux.
8. Gouvernance du DUDE
Pôle emploi assure, pour le compte des parties signataires, les développements, l’hébergement du système d’information DUDE, son exploitation et sa maintenance.
Les règles de gestion, les modalités de fonctionnement et les évolutions du DUDE sont définies par un comité projet opérationnel (COMOP), composé des représentants des services opérationnels et des maîtrises d’ouvrage de Pôle emploi, de l’Etat et de l’Unédic.
8.1.
 
Le comité projet opérationnel supervise l’état d’avancement des projets pendant leur phase de réalisation. Il examine les demandes d’évolutions fonctionnelles du DUDE présentées par les parties signataires et les partenaires et statue sur le calendrier de leur mise en oeuvre.
8.2.
 
Il détermine le périmètre des informations mises à disposition et/ou échangées avec chaque nouveau partenaire ou prestataire. Il pilote le déploiement du DUDE et organise le calendrier des formations préalables auprès des nouveaux partenaires ou prestataires. Le déploiement régional du DUDE est coordonné dans le cadre du service public de l'emploi régional.
8.3.
 
Il prépare chaque année un bilan de la mise en oeuvre du DUDE, qui est présenté au comité de suivi de la présente convention et au Conseil National de l’Emploi ou à une commission ad hoc créée par celui-ci.
8.4.
 
Il peut, en cas de difficultés, saisir le comité de suivi de la présente convention.
9. Principes de financement du DUDE
Les frais de conception et de développement du DUDE sont financés par Pôle emploi.
L’accès au DUDE pour tout partenaire ou prestataire est gratuit, ainsi que la formation en vue de la certification et de l’habilitation de son personnel. Cependant, les frais d’investissement et d’exploitation de son système d’information, rendus nécessaires pour accéder au DUDE ou réaliser des interconnexions avec le système d’information de Pôle emploi restent à sa charge.
10. Convention d’application
La convention d’application de la présente annexe est signée, après accord de la CNIL, par l’Etat, l’Unédic et Pôle emploi. Elle prévoit :
- Les dispositions relatives aux données accessibles ;
- Les dispositions relatives à la procédure de conventionnement des partenaires et prestataires et d’habilitation de leurs personnels ;
- Les dispositions relatives au référentiel de services opérationnels, qui décrivent notamment les règles de sécurité et de gestion techniques.
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